ความรู้เกี่ยวกับการประชุม “Meeting”
“conference” “convention” (สหรัฐอเมริกา)
“congress” (กลุ่มประเทศยุโรป และเครือสหราชอาณาจักร)
นิยมใช้ในกรณีของการประชุมขนาดใหญ่ระดับประเทศsรือระหว่างประเทศ ซึ่งมีระยะเวลาการประชุมหลายวัน มีผู้เข้าประชุมจำนวนมาก
การประชุม (Conference)
หมายถึง การนัดหมายวัน เวลา และสถานที่ให้บุคคลกลุ่มหนึ่งได้พบปะกันเพื่อร่วมกันปรึกษาหารือ หรือดำเนินกิจกรรมใด ๆ ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
หรือการที่บุคคล 2 คนขึ้นไป มาร่วมปรึกษาหารือเพื่อกระทำกิจกรรมให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง อย่างมีระเบียบวิธี
ความสำคัญของการประชุม
- Face to Face communication
- Two-way communication
เมื่อใดควรมีการประชุม ?
- เมื่อมีปัญหาเร่งด่วนไม่สามารถตัดสินใจด้วยตนเองเพียงคนเดียว
- เมื่อต้องการให้เกิดความร่วมมือ ร่วมใจ ร่วมกันปฏิบัติระหว่างบุคคล
- เมื่อต้องการชี้แจงกฎระเบียบข้อบังคับต่างๆ ให้แก่สมาชิกทราบ เช่น พนักงานใหม่ หรือการเปลี่ยนกฎ
- เมื่อต้องการประเมินผลภารกิจ
- เมื่อเกิดความขัดแย้งหรือเข้าใจผิด
- เมื่อต้องการข้อตกลงร่วมกัน วางแผนหรือแนวปฏิบัติร่วมกัน
- เมื่อต้องการพัฒนาบุคลากร
วัตถุประสงค์ของการประชุม
- เพื่อชี้แจง และสร้างความเข้าใจร่วมกัน
- เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้มีโอกาสพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ซึ่งกันและกัน
- เพื่อรับฟังความคิดเห็นที่หลากหลาย
- เพื่อกำหนดแนวทางปฏิบัติร่วมกัน
- เพื่อตรวจสอบ และติดตามผล
- เพื่อประสานการทำงานระหว่างกัน สร้างความสามัคคี
- เพื่อหาแนวทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน
- เพื่อร่วมกันตัดสินใจ รับผิดชอบร่วมกัน
การประชุมที่มีประสิทธิภาพ
- การประชุมที่มีเป้าหมายแน่นอน และบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม
- ระยะเวลาที่ประชุมเหมาะสม ไม่ใช้เวลานานเกินไป และควบคุมเวลาได้ตรงตามที่กำหนด
- ผู้เข้าประชุมส่วนใหญ่มีความพึงพอใจและมีส่วนร่วมในการประชุม
- มีวาระการประชุมชัดเจน
ประโยชน์ของการประชุม
- ช่วยให้มีการทำงานทางความคิดร่วมกัน
- ช่วยให่เกิดความรับผิดชอบ
- ช่วยให้มีความรอบคอบในการตัดสินใจ
- ได้รับความคิดเห็นที่หลากหลาย
- สามารถถ่ายทอดข้อมูลข่าวสารไปสู่ผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว
- สร้างความรู้จักคุ้นเคย
- ได้รับแนวความคิดใหม่ๆ ฝึกให้รู้จักรับฟังผู้อื่น
- สามารถตัดสินใจได้อย่างละเอียดรอบคอบมากขึ้น เกิดความผิดพลาดน้อย
- สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของงาน ร่วมกันวางแผนตัดสินใจ
- ช่วยกันติดตามความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน
- สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลจากการระดมความคิด
พฤติกรรมของผู้เข้าประชุม
- พฤติกรรมที่พึงประสงค์
- พฤติกรรมที่มุ่งต่อความสำเร็จของการประชุม
- พฤติกรรมที่มุ่งต่อการรักษาความสัมพันธ์
พฤติกรรมที่ไม่พึงประสงค์
- ผู้ระราน
- ผู้ครอบงำ
- ผู้ขัดขวาง
- ผู้แสวงหาความช่วยเหลือ
- ผู้แสวงหาการยกย่อง
- ผู้แอบอิงผลประโยชน์
- ผู้สารภาพตน
ประเภทของการประชุม
- Information
- Problem-solving
- Decision-making
- Brainstorming
- Motivational
- Evaluation
- Strategy-planning
- Ceremony
- Training
ประเภทของการประชุมจำแนกตามวัตถุประสงค์
- การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร
เกิดขึ้นในกรณีที่ข้อมูลข่าวสารมีความซับซ้อน จำเป็นต้องอธิบายอย่างละเอียด และเปิดโอกาสให้ซักถามข้อสงสัยได้ เช่น
• นโยบาย กฏระเบียบ แนวปฏิบัติ แผนการดำเนินงาน ผลการดำเดินงาน สภาพและปัญหา
(ควรพิจารณาทางเลือกที่สามารถทำได้ง่ายและเสียค่าใช้จ่ายต่ำ เช่น การเขียนบันทึก จดหมายเวียน การติดประกาศ) - การประชุมเพื่อตัดสินใจ
• เก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆเพื่อหาทางเลือก ตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดส่งผลให้เกิดความรอบคอบในการตัดสินใจ
ข้อดี : ได้ข้อเท็จจริง สามารถหาทางเลือกได้อย่างรอบคอบ รัดกุม มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ฝึกทักษะความคิด และเป็นประชาธิปไตย
ข้อเสีย : ล้าช้า เกิดความขัดแย้ง อาจถูกครอบงำได้ง่าย การตัดสินใจคล้อยตามกัน - การประชุมเพื่อแก้ปัญหา
ร่วมกันแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาที่มีความยุ่งยาก ซับซ้อน เกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝ่าย โดยเริ่มจาก
• การตรวจสอบสภาพปัญหา
• การวิเคราะห์และค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา
• การเสนอแนะแนวทางแก้ไข
วิธีการ : ระดมความคิดและอภิปราย - การประชุมเพื่อการฝึกอบรม
เสริมสร้างความรู้ความเข้าใจ พัฒนาทักษะความสามารถ และเปลี่ยนแปลงทัศนคติให้กับผู้เข้าประชุม
วิธีการ : เหมือนกับการฝึกอบรม แต่จะแตกต่างกันในรูปแบบและพิธีการ ความคุ้มค่ากับค่าใช้จ่าย และผลที่จะได้รับ - การประชุมเพื่อระดมความคิด
เพื่อรวบรวมความคิดจากผู้เข้าประชุมให้ได้มากที่สุด ไม่อนุญาตให้มีการวิพากษ์วิจารณ์ หรือโต้แย้ง ไม่มีใครผิดใครถูก
ข้อเสีย : คือมีค่าใช้จ่ายสูง สูญเสียเวลาในการปฏิบัติงาน
สถานการณ์ที่ควรเรียกประชุม : ผู้เกี่ยวข้องมีส่วนได้เสียหลายฝ่าย ไม่สามารถตัดสินใจได้ และต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
สถานการณ์ที่ไม่ควรเรียกประชุม : ตัดสินใจได้ด้วยตนเอง ไม่มีเวลามากพอ มีแนวโน้มว่าจะทำให้เกิดปัญหาขัดแย้งตามมา
เทคนิคการประชุมกลุ่มย่อย
• ทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น และตัดสินใจ โดยแบ่งผู้เข้าประชุมออกเป็นกลุ่มเล็กๆ
เทคนิคการประชุมกลุ่มย่อย
• ติงค์แพร์แชร์ (think pair share)
แบ่งกลุ่มย่อยนั่งแถวเดียวกันจับคู่ปรึกษากัน 2 คน
• ไม่ต้องเลือกประธาน หรือเลขานุการ
• เกิดขึ้นหลายกลุ่มภานในห้องประชุม
2. ฟิลลิป 66 (phillips 66)
วิธีการ : เป็นการประชุม 6 คน นั่งหันหน้าชนกันแถวละ 3 คน เลือกประธาน และเลขานุการ ให้เวลาแสดงความคิดเห็นคนละ 1 นาที และอีก 3 นาทีเพื่อให้กลุ่มเลือกความคิดเห็นที่ดีที่สุดนำเสนอต่อที่ประชุม
3. ฮัดเดิลกรุ๊ป (huddle group) และนีกรุ๊ป (knee group)
เป็นการแบ่งกลุ่มตามความสมัครใจ จับเข่าคุยกัน
4. เซอคูลา เรสพอนส์ (circular response)
ทุกคนแสดงความคิดเห็นเรียงตามลำดับ ไม่เกินคนละ 1-2 นาที หรือแล้วแต่จะตกลงเท่ากัน
ข้อดี : ช่วยทำให้สมาชิกที่ขี้อาย ไม่กล้าแสดงออก ให้กล้าที่จะแสดงความคิดเห็นมากขึ้น
การเตรียมการประชุม
- การกำหนดวัตถุประสงค์
- การกำหนดรายชื่อผู้เข้าประชุม
- การกำหนดวาระการประชุม
- การจัดทำหนังสือเชิญประชุม
- การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์
การกำหนดวาระการประชุม (Agenda)
เป็นแผน หรือพิมพ์เขียว ที่ใช้ในการดำเนินการประชุม เป็นการระบุหัวข้อสำคัญของการประชุมให้ทราบล่วงหน้า เพื่อใช้เป็นแนวทางในการเตรียมตัว และศึกษาค้นคว้าหาข้อมูลให้พร้อมก่อนถึงวันประชุม
ประโยชน์ของวาระการประชุม
@ สามารถหาบุคคลที่เป็นประธาน และผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างเหมาะสม
@ ทำให้ประธานเสนอปัญหาและทำการประชุมได้ตรงเป้าหมายที่ต้องการ
@ จัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง เร่งด่วน รวมถึงเวลาที่จะใช้ในการประชุม
@ เพื่อให้สมาชิกที่เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัวรวบรวม ข้อเท็จจริงและความคิดเห็นต่างๆ มาใช้ในการประชุม
@ ช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างรวดเร็ว ไม่เสียเวลาป้องกันการพูดนอกประเด็น
@ ทำให้สมาชิกทราบเวลาที่ประชุมแน่นอน มีโอกาสจัดสรรหาเวลาทำสิ่งต่างๆ ได้สะดวก
@ หากสมาชิกมีกิจธุระจำเป็นจะได้หาบุคคลที่เหมาะสมเข้าประชุมแทนได้
วาระการประชุม (Agenda)
วาระที่ 1 : เรื่องที่ประธานแจ้งให้ทราบ
วาระที่ 2 : เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
วาระที่ 3 : เรื่องสืบเนื่อง
วาระที่ 4 : เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
วาระที่ 5 : เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
วาระที่ 1 : เรื่องที่ประธานแจ้งให้ทราบ แจ้งความจำเป็นหรือเหตุผลในการประชุม หรือมีเรื่องด่วนที่จะแจ้งให้ทราบ รวมทั้งการแนะนำสมาชิกใหม่ และเรื่องอื่นๆ ที่เห็นว่าเป็นประโยชน์และที่ประชุม ควรรับทราบ ซึ่งเป็นเรื่องที่ประธานต้องเตรียมเอาไว้ วาระที่ 2 : เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ประธานต้องเตรียมรายงานการประชุมครั้งที่แล้วไว้ให้เรียบร้อย โดยแจกไปให้อ่านล่วงหน้า หรือนำมาแจกในที่ประชุม เพื่อให้ที่ประชุมรับรอง โดยในการดำเนินการประชุมประธานควรระบุให้ทราบว่าเป็นรายงานการประชุมครั้งที่เท่าไร เดือนอะไร พ.ศ.อะไร วิธีการอาจให้เลขานุการอ่านให้ฟังหรือให้สมาชิกอ่านเองชั่วขณะหนึ่ง หรือให้พิจารณาเรื่องไปทีละหน้าของบันทึกการประชุม ถ้ามีสิ่งใดผิดพลาดคลาดเคลื่อนไม่ตรงกับข้อเท็จจริงในการประชุมครั้งที่แล้ว หรือมีกระทั่งคำศัพท์ หรือการใช้ตามหลักไวยากรณ์ สมาชิกก็มีสิทธิทักท้วงเพื่อนำไปแก้ไขให้ถูกต้อง วาระที่ 3 : เรื่องสืบเนื่อง เป็นวาระที่ให้มีการพิจารณาเรื่องที่ค้างมาจากการประชุมครั้งที่แล้ว หรือให้ซักถามอภิปรายเรื่องที่ตกลงไปในการประชุมครั้งที่แล้วว่าได้ดำเนินการไปอย่างไรบ้าง โดยในการดำเนินการประชุมให้ประธานนำเข้าสู่เรื่องที่พิจารณาในที่ประชุมครั้งที่แล้ว ซึ่งไม่เสร็จเพราะมีสาเหตุให้ต้องปิดประชุมไปก่อน หรือเลื่อนมาประชุมครั้งนี้ก็มาอภิปรายต่อ วาระที่ 4 : เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา เป็นวัตถุประสงค์หลักของการประชุมแต่ละครั้ง ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องอภิปรายและลงมติของกรรมการ อาจมีเรื่องที่ต้องพิจารณามากกว่า 1 เรื่องก็ได้ ประธานและ เลขานุการการประชุมจะมีหน้าที่ประสานงานกับฝ่ายต่างๆ หรือหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องว่ามีเรื่องอะไรบ้างที่จะนำเสนอเพื่อพิจารณาในครั้งนี้เพื่อจะได้บรรจุลงในวาระที่ 4 นี้ ในการดำเนินการประชุมให้ประธานนำเข้าสู่เรื่องทีละเรื่อง และเชิญเจ้าของเรื่องนั้นๆ ชี้แจงแก่ที่ประชุม แล้วเปิดโอกาสให้ที่ประชุมอภิปรายซักถามจนเป็นที่พอใจจงขอมติจากที่ประชุมว่าจะพิจารณาอนุญาตหรือไม่ โดยถือเสียงข้างมากเป็นเกณฑ์ จากนั้นพิจารณาไปเป็นเรื่องๆ จนหมดเรื่องเพื่อพิจารณา วาระที่ 5 : เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) ในการประชุมบางครั้งอาจมีเรื่องที่สมาชิกต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ โดยเรื่องนั้นไม่เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมครั้งนี้ หรือเป็นเรื่องปลีกย่อยทั่วๆ ไปก็ได้ หรือเรื่องสำคัญเร่งด่วนอื่นๆ ที่ไม่สามารถบรรจุลงในวาระที่ 4 ได้ทัน
ข้อควรระวังในการจัดวาระการประชุม
1. การประชุมแต่ละครั้งไม่ควรจัดให้มีวาระการประชุมมากเกินไป เพราะจะทำให้สมาชิกเกิดความเหนี่อยล้า การอภิปรายจะไม่ได้ผลเต็มที่
2. ระยะเวลาที่ได้ผลดี ควรใช้ระยะเวลาไม่เกิน 2 ชั่วโมง
3. การจัดระเบียบวาระ เลขานุการต้องดูว่าควรนำเรื่องใดขึ้นก่อนหลัง โดยดูจากความสำคัญตามลำดับก่อนหลัง โดยพิจารณาจากเรื่องด่วนก่อนเป็นอันดับแรก
4. เลขานุการควรส่งวาระการประชุมไปให้ผู้เข้าประชุมได้ทราบล่วงหน้าอย่างช้าที่สุดก่อนการประชุม 24 ชั่วโมง
5. การเขียนวาระการประชุมควรเขียนให้ข้อความสั้น รัดกุม
ขั้นตอนการจัดประชุม
• การเปิดการประชุม
• การดำเนินการประชุม
• การอภิปราย
• การสรุปการประชุม
• การปิดการประชุม
ลักษณะของการประชุมที่ดี
1. วัตถุประสงค์ชัดเจน
2. แจ้งวาระการประชุมให้ทราบล่วงหน้า
3. พิจารณาคัดเลือกผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าประชุม
4. สถานที่ อุปกรณ์ พร้อม
5. ช่วงเวลาเหมาะสม
6. ผู้เข้าร่วมประชุมมีความรับผิดชอบ ให้ความร่วมมือ
7. ประธานและเลขาฯมีการเตรียมความพร้อมก่อนการประชุม
8. ผู้เข้าประชุมมีโอกาสแสดงความคิดเห็นเต็มที่
9. ใช้ระยะเวลาที่เหมาะสม
10 .ดำเนินการครบทุกวาระ
11. สรุปผลการประชุม
12. บันทึกและสรุปรายงานการประชุมได้ชัดเจน ถูกต้อง
ผู้เกี่ยวข้องกับการประชุม
• ประธานการประชุม
• เลขานุการ
• ผู้เข้าประชุม
บทบาทของประธาน
1. เปิดการประชุม ด้วยการสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร
2. นำเรื่องเข้าสู่วาระการประชุม แจ้งวัตถุประสงค์ เหตุผลของการประชุม และความคาดหวัง
3. กระตุ้นให้ทุกคนอภิปรายแสดงความคิดเห็น
4. วางตัวเป็นกลางและมีความยุติธรรม
5. รักษากฏระเบียบ ควบคุมการประชุมให้อยู่ในประเด็นเป็นไปตามวาระ
6. สร้างบรรยากาศที่ดี ลดความตึงเครียด ควบคุมความประพฤติของสมาชิกขณะประชุม
7. ให้ความสนใจต่อการแสดงความคิดเห็นของสมาชิกรักษาเวลาในการประชุม
8. สรุปประเด็นการประชุมเป็นระยะๆ
10. ปิดการประชุมด้วยดี
11. ติดตามผลการประชุม
บทบาทของเลขานุการ
1. ดูแลความเรียบร้อยของห้องประชุม
2. เตรียมเอกสาร ข้อมูลต่างๆ ที่จะใช้ประกอบการพิจารณาในที่ประชุมแก่ผู้เข้าร่วมประชุม
3. ช่วยประธานในการแจ้งระเบียบวาระหรือชี้แจงรายละเอียดประกอบการพิจารณาตามที่ประธานสั่ง
4. อำนวยความสะดวกและให้บริการทุกๆ เรื่องแก่ผู้เข้าร่วมประชุม
5. บันทึกเรื่องราวต่างๆ ในการประชุมครั้งนั้น ตั้งแต่เนื้อหาสาระที่เป็นประเด็นสำคัญ ผลการอภิปราย และมติของที่ประชุมเมื่อสงสัยในหัวข้ออภิปรายใด
6. ต้องซักถามให้เข้าใจชัดเจน เพื่อมิให้การบันทึกการประชุมผิดพลาด
7. ช่วยประธานในการสรุปการประชุม โดยรายงานหรือทบทวนการอภิปรายให้สมาชิกทราบเป็นระยะ เพื่อให้การประชุมอยู่ในประเด็น
8. ทำงานร่วมกับสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุม และควรแสดงความคิดเห็นในฐานะสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมคนหนึ่ง
9. เมื่อเสร็จสิ้นการประชุมแล้วต้องทำรายงานการประชุมให้ประธานตรวจสอบ แล้วส่งไปให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบผลการประชุมอย่างทั่วถึง
บทบาทของสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุม
1. ศึกษาระเบียบและข้อบังคับของการประชุมให้เข้าใจชัดเจนก่อนการประชุม
2. ศึกษาระเบียบวาระวัตถุประสงค์ของการประชุม ตลอดจนเอกสารต่างๆ ที่เลขานุการส่งมาให้
3. เข้าร่วมประชุมตรงเวลา ถ้าไม่สามารถเข้าประชุมได้ต้องแจ้งล่วงหน้าและหาตัวแทนมาประชุม
4. อ่านรายงานการประชุมอย่างรอบคอบ
5. ยกมือขออนุญาตประธานก่อนพูดทุกครั้ง และให้ประธานอนุญาตก่อนจึงพูด อย่าพูดสอดคนอื่น
6. ถ้าต้องการเข้าหรือออกห้องประชุมต้องทำความเคารพประธานก่อนทุกครั้ง
7. ตั้งใจฟังเรื่องที่ประชุมอย่างสนใจ
8. ใช้คำพูดที่ดี ไม่เสียดสีหรือพาดพิงให้ผู้อื่นเสียหาย
9. กล้าแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม ไม่ควรนั่งเฉยตลอดการประชุม
10. ไม่ผูกขาดการพูดเพียงคนเดียว ต้องรู้จักใช้เวลาอย่างเหมาะสม และไม่พูดออกนอกประเด็น
การประเมินผลการประชุม
• การประเมินผลโดยประธานการประชุม (โดยการประเมินตัวเอง)
• การประเมินผลโดยผู้เข้าประชุม (feedback)
• การประเมินผลโดยผู้สังเกตการณ์ (ต้องเป็นผู้ที่มีความชำนาญ ได้รับการฝึกฝนมาอย่างดี และต้องมีเจตนาที่ดี)
ที่มา http://www.bloggang.com/