ทำไมต้องสรุปลงในกระดาษแผ่นเดียว
- - แค่กระดาษ "แผ่นเดียว" ก็ทำให้งานเปลี่ยนไปมากอย่างไม่น่าเชื่อ!
- - เทคนิค "การสรุป" ที่คนทำงานเก่งทำกัน
- - วิธีเรียบเรียงความคิดที่ได้เรียนรู้ จากบริษัทชั้นนำของโลกอย่างโตโยต้า
วิธีทำกระดาษแผ่นเดียวแจกก่อนประชุม
- มองปราดเดียวรู้เรื่อง นึกถึงรายงานสรุปประชุมเป็นปึกๆ ที่เหนื่อยกันทั้งคนพิมพ์-คนอ่าน ลองเปลี่ยนมากลั่นกรองเรื่องยาวๆ ย่อสรุปใจความทุกอย่างให้อยู่ในหน้าเดียวดีกว่า ถ้าจะให้เจ๋งจริงแค่มองปราดเดียว (โดบยังไม่ได้อ่าน) ก็เข้าใจแล้วว่าภาพรวมคือเรื่องอะไร ที่ไหน อย่างไร ประธานโทโยะดะ ของโตโยต้า บอกว่านักธุรกิจ หรือผู้บริหารมืออาชีพ ก็ยุ่งกันทั้งนั้นแหละ ความท้าทายคือทำยังไงให้เขาเห็นกระดาษแผ่นเดียวแล้วตัดสินใจได้ภายใน 3 นาที...นี่ไม่ใช่งานหมูๆ เลยนะเนี่ย
- ใส่กรอบความคิด กรอบว่างๆ จะกระตุ้นสมองให้อยากเติมคำในช่องว่างให้เต็ม เหมาะกับการดึงไอเดียเวลาที่ต้องประชุมในยามสมองตีบตัน ไม่ใช่แค่ดึงไอเดียนะคะ กรอบจะช่วยดึงดูดสายตา ใครมีเพื่อนประชุมจอมเหม่อลอย กรอบกฌจะช่วยให้ทุกคนจดจ่อกับเรื่องที่พูดมากขึ้น
- มีหัวข้อเห็นชัดประจำกรอบ วงประชุมไหนที่ชอบออกทะเลบ่อยๆ หัวข้อจะช่วยดึงทุกคนกลับมาได้ค่ะ จะได้ไม่ลอยเคว้งตายกันกลางทะเล หัวข้อจะช่วยตัดเรื่องไม่จำเป็นออก พูดคุยกันเฉพาะเรื่องสำคัญ เร่งด่วน กระดาษแผ่นเดียวก็เลยมีหัวข้อใหญ่ตรงกลางด้านบนกระดาษบอกกันชัดๆ ว่าวันนี้จะพูดเรื่องอะไร ส่วนด้านล่างเป็นประเด็นย่อยๆ ที่จะคุยกันวันนี้ หัวข้อประเด็นย่อยๆ จะอยู่เหนือกรอบเพื่อเว้นที่ให้จดไอเดียลงไป
พอประชุมเสร็จเราเก็บกระดาษที่แจกให้แต่ละคน แม๊กรวมกันเป็นสรุปการประชุมได้เลย ไม่ต้องเสียเวลานั่งปั่นรายงานประชุมใหม่ให้เมื่อย
วิธีทำตารางแผ่นเดียวเพื่อช่วยตัดสินใจ
บางครั้งในวงประชุมทุกคนโยนไอเดียเยอะแยะไปหมด ความคิดฟุ้งๆ ทุกคนต่างอยากพูด อยากเสนอไอเดีย พอมีแต่คนพูด ไม่มีใครจับไอเดียมาเรียงให้เป็นระเบียบ ไม่มีใครลิสต์ไอเดียให้เห็นกันชัดๆว่ามีตัวเลือกอะไร เวลาตัดสินใจ อาจพลาดมองข้ามไอเดียดีๆไปได้ง่ายๆ Excel 1 เป็นตารางบนกระดาษแผ่นเดียวที่ใช้เป็นตัวช่วยทำให้ตัดสินใจเรื่องต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
- วาดตารางเรียบเรียงข้อมูล หยิบปากกาสีเขียวขึ้นมาวาดตาราง 8 ช่องลงบนกระดาษ วันไหนข้อมูลเยอะหน่อยค่อยเพิ่มจำนวนช่อง ตารางช่องแรกลงวันที่และหัวข้อไว้
- เขียนคำตอบลงในช่อง ไอเดียอะไรโผล่ขึ้นมาในหัว ใช้ปากกาสีน้ำเงินจดลงช่องต่างๆ ไว้เลยจะได้ไม่ลืม บางคนชอบคิดในหัว คิดแล้วไม่จดก็ลืม เสียดายแย่
- สรุปความคิด ปากกาแดงมีไว้ตรวจงาน เราจะหยิบปากกาแดงมาตรวจความคิดกัน ใช้ปากกาแดงขีดฆ่ากากบาทตัวโตๆ บนไอเดียที่ไม่เวิร์ค อย่าลืมใส่เหตุผลสักนิด จะได้รู้ว่าไม่เวิร์คเพราะอะไร ขีดฆ่าไปเรื่อยๆ จนเหลือตัวเลือกสุดท้ายที่ใช่
หลังจากทดลองใช้ เทคนิคกระดาษแผ่นเดียวทั้งกระดาษแผ่นเดียวแจกก่อนการประชุม และ ตาราง Excel 1 จากเดิมที่ อะซะดะ ซุงุรุ ผู้เขียน ต้องทำ OT ปีละ 400 ชั่วโมง เลิกงานอย่างต่ำ 3 ทุ่ม ก็เปลี่ยนเป็นไม่ต้องทำ OT ไม่ต้องประชุมแบบหามรุ่งหามค่ำอีกเลย เพราะกระดาษแผ่นเดียวช่วยเขาใน 3 เรื่องด้วยกัน
- กระดาษแผ่นเดียวทำให้สิ่งที่ต้องทำ และสิ่งที่ต้องคิดชัดเจนขึ้น พอที่ประชุมรู้ว่าต้องคิดอะไร ต้องทำอะไร แรงที่เคยกระจัดกระจายไปคิดเรื่องไม่จำเป็น ก็กลับมาโฟกัส รวมพลัง ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้น ประชุมเลิกไว ทุกคนแฮปปี้
- พอลองใช้เทคนิคกระดาษแผ่นเดียวไปสักพัก ทุกคนจะเริ่มคุ้นชินและเข้าใจแบบแผนของกระดาษแผ่นเดียว คำเกริ่นยาวยืดก่อนประชุมก็ไม่จำเป็นอีก แถมไม่ต้องเสียเวลาทำสรุปหลังประชุมด้วย เพราะกระดาษแผ่นเดียวช่วยลดเวลาถ่ายทอดข้อมูลได้เป็นอย่างดี
- กระดาษแผ่นเดียวทำให้ทุกคนในที่ประชุมเห็นข้อมูลทั้งหมด เวลาปรึกษาหารือก็คุยได้ครอบคลุมมากขึ้น และลงรายละเอียดได้ลึกกว่าเดิม โดยที่ใช้เวลาประชุมลดลง
ที่มา https://www.schoolofchangemakers.com/