เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว

ทำไมต้องสรุปลงในกระดาษแผ่นเดียว

  • - แค่กระดาษ "แผ่นเดียว" ก็ทำให้งานเปลี่ยนไปมากอย่างไม่น่าเชื่อ!
  • - เทคนิค "การสรุป" ที่คนทำงานเก่งทำกัน
  • - วิธีเรียบเรียงความคิดที่ได้เรียนรู้ จากบริษัทชั้นนำของโลกอย่างโตโยต้า

 

วิธีทำกระดาษแผ่นเดียวแจกก่อนประชุม

 

  • มองปราดเดียวรู้เรื่อง นึกถึงรายงานสรุปประชุมเป็นปึกๆ ที่เหนื่อยกันทั้งคนพิมพ์-คนอ่าน ลองเปลี่ยนมากลั่นกรองเรื่องยาวๆ ย่อสรุปใจความทุกอย่างให้อยู่ในหน้าเดียวดีกว่า ถ้าจะให้เจ๋งจริงแค่มองปราดเดียว (โดบยังไม่ได้อ่าน) ก็เข้าใจแล้วว่าภาพรวมคือเรื่องอะไร ที่ไหน อย่างไร ประธานโทโยะดะ ของโตโยต้า บอกว่านักธุรกิจ หรือผู้บริหารมืออาชีพ ก็ยุ่งกันทั้งนั้นแหละ ความท้าทายคือทำยังไงให้เขาเห็นกระดาษแผ่นเดียวแล้วตัดสินใจได้ภายใน 3 นาที...นี่ไม่ใช่งานหมูๆ เลยนะเนี่ย
  • ใส่กรอบความคิด กรอบว่างๆ จะกระตุ้นสมองให้อยากเติมคำในช่องว่างให้เต็ม เหมาะกับการดึงไอเดียเวลาที่ต้องประชุมในยามสมองตีบตัน ไม่ใช่แค่ดึงไอเดียนะคะ กรอบจะช่วยดึงดูดสายตา ใครมีเพื่อนประชุมจอมเหม่อลอย กรอบกฌจะช่วยให้ทุกคนจดจ่อกับเรื่องที่พูดมากขึ้น
  • มีหัวข้อเห็นชัดประจำกรอบ วงประชุมไหนที่ชอบออกทะเลบ่อยๆ หัวข้อจะช่วยดึงทุกคนกลับมาได้ค่ะ จะได้ไม่ลอยเคว้งตายกันกลางทะเล หัวข้อจะช่วยตัดเรื่องไม่จำเป็นออก พูดคุยกันเฉพาะเรื่องสำคัญ เร่งด่วน กระดาษแผ่นเดียวก็เลยมีหัวข้อใหญ่ตรงกลางด้านบนกระดาษบอกกันชัดๆ ว่าวันนี้จะพูดเรื่องอะไร ส่วนด้านล่างเป็นประเด็นย่อยๆ ที่จะคุยกันวันนี้ หัวข้อประเด็นย่อยๆ จะอยู่เหนือกรอบเพื่อเว้นที่ให้จดไอเดียลงไป

พอประชุมเสร็จเราเก็บกระดาษที่แจกให้แต่ละคน แม๊กรวมกันเป็นสรุปการประชุมได้เลย ไม่ต้องเสียเวลานั่งปั่นรายงานประชุมใหม่ให้เมื่อย


วิธีทำตารางแผ่นเดียวเพื่อช่วยตัดสินใจ


บางครั้งในวงประชุมทุกคนโยนไอเดียเยอะแยะไปหมด ความคิดฟุ้งๆ ทุกคนต่างอยากพูด อยากเสนอไอเดีย พอมีแต่คนพูด ไม่มีใครจับไอเดียมาเรียงให้เป็นระเบียบ ไม่มีใครลิสต์ไอเดียให้เห็นกันชัดๆว่ามีตัวเลือกอะไร เวลาตัดสินใจ อาจพลาดมองข้ามไอเดียดีๆไปได้ง่ายๆ Excel 1 เป็นตารางบนกระดาษแผ่นเดียวที่ใช้เป็นตัวช่วยทำให้ตัดสินใจเรื่องต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

  • วาดตารางเรียบเรียงข้อมูล หยิบปากกาสีเขียวขึ้นมาวาดตาราง 8 ช่องลงบนกระดาษ วันไหนข้อมูลเยอะหน่อยค่อยเพิ่มจำนวนช่อง ตารางช่องแรกลงวันที่และหัวข้อไว้
  • เขียนคำตอบลงในช่อง ไอเดียอะไรโผล่ขึ้นมาในหัว ใช้ปากกาสีน้ำเงินจดลงช่องต่างๆ ไว้เลยจะได้ไม่ลืม บางคนชอบคิดในหัว คิดแล้วไม่จดก็ลืม เสียดายแย่
  • สรุปความคิด ปากกาแดงมีไว้ตรวจงาน เราจะหยิบปากกาแดงมาตรวจความคิดกัน ใช้ปากกาแดงขีดฆ่ากากบาทตัวโตๆ บนไอเดียที่ไม่เวิร์ค อย่าลืมใส่เหตุผลสักนิด จะได้รู้ว่าไม่เวิร์คเพราะอะไร ขีดฆ่าไปเรื่อยๆ จนเหลือตัวเลือกสุดท้ายที่ใช่

หลังจากทดลองใช้ เทคนิคกระดาษแผ่นเดียวทั้งกระดาษแผ่นเดียวแจกก่อนการประชุม และ ตาราง Excel 1 จากเดิมที่ อะซะดะ ซุงุรุ ผู้เขียน ต้องทำ OT ปีละ 400 ชั่วโมง เลิกงานอย่างต่ำ 3 ทุ่ม ก็เปลี่ยนเป็นไม่ต้องทำ OT ไม่ต้องประชุมแบบหามรุ่งหามค่ำอีกเลย เพราะกระดาษแผ่นเดียวช่วยเขาใน 3 เรื่องด้วยกัน

  • กระดาษแผ่นเดียวทำให้สิ่งที่ต้องทำ และสิ่งที่ต้องคิดชัดเจนขึ้น พอที่ประชุมรู้ว่าต้องคิดอะไร ต้องทำอะไร แรงที่เคยกระจัดกระจายไปคิดเรื่องไม่จำเป็น ก็กลับมาโฟกัส รวมพลัง ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้น ประชุมเลิกไว ทุกคนแฮปปี้ 
  • พอลองใช้เทคนิคกระดาษแผ่นเดียวไปสักพัก ทุกคนจะเริ่มคุ้นชินและเข้าใจแบบแผนของกระดาษแผ่นเดียว คำเกริ่นยาวยืดก่อนประชุมก็ไม่จำเป็นอีก แถมไม่ต้องเสียเวลาทำสรุปหลังประชุมด้วย เพราะกระดาษแผ่นเดียวช่วยลดเวลาถ่ายทอดข้อมูลได้เป็นอย่างดี
  • กระดาษแผ่นเดียวทำให้ทุกคนในที่ประชุมเห็นข้อมูลทั้งหมด เวลาปรึกษาหารือก็คุยได้ครอบคลุมมากขึ้น และลงรายละเอียดได้ลึกกว่าเดิม โดยที่ใช้เวลาประชุมลดลง

 

ที่มา https://www.schoolofchangemakers.com/

บันทึก

บันทึก

บันทึก

บันทึก

บันทึก

บันทึก

บันทึก

บันทึก

Search





21224312
Today
Yesterday
This Week
Last Week
This Month
Last Month
All days
4198
15254
129280
20969304
536389
745801
21224312

Your IP: 52.23.219.12
2021-11-27 06:41
© Copyright pariyat.com 2021. by กองทะเบียนและสารสนเทศ

Search