หนังสือราชการ (จดหมาย)

 

หนังสือราชการ

หนังสือราชการ ที่ออกสนามหลวง เรียงตามลำดับจากมากไปหาน้อย มีดังนี้

                    ๑. จดหมาย

                    ๒.คำสั่ง

                    ๓. ประกาศ

                    ๔. กฎ

                    ๕. ระเบียบ

 

๑. จดหมาย

จดหมาย หมายถึง จดหมายราชการ จัดตามลำดับ ดังนี้

            บรรทัดที่ ๑ ด้านซ้ายมือสุด จะเป็น ด่วน ด่วนมาก หรือ ด่วนที่สุด (ถ้ามีในปัญหา) แต่คำว่า ด่วน ด่วนมาก หรือ ด่วนที่สุด นี้ เวลาพิมพ์ ไม่ต้องพิมพ์ ก็จะเลื่อนเอาบรรทัดที่ ๒ ขึ้นมา พิมพ์เป็นบรรทัดที่ ๑ แทน เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ก็จะใช้ตรายาง ด่วน ด่วนมาก หรือ ด่วนที่สุด ปั้มด้วยหมึกสีแดง แต่เวลาเขียน ถ้ามี ๓ คำนี้ คำใดคำหนึ่งนักเรียนจะต้องเขียนไว้ในบรรทัดที่ ๑ ซ้ายมือสุด จะขีดเส้นใต้ (ให้ดูหน้า ๒๗ ประกอบ) หรือเขียนตัวใหญ่แทนตัวหนาก็ได้

            บรรทัดที่ ๒ ด้านซ้ายมือสุด ที่......../....... ด้านขวามือสุด จะเป็นสถานที่ออกหนังสือ ซึ่งสถานที่ออกหนังสือนี้ บางครั้งอาจจะมีมากกว่า ๑ บรรทัด แต่ไม่เกิน ๓ บรรทัด การเขียนหรือพิมพ์ จะต้องให้ข้างหน้าตรงกันทั้ง ๒ หรือ ๓ บรรทัด ส่วนข้างหลังไม่ตรงกันไม่เป็นไร โดยยึดเอาข้อความของบรรทัดที่ยาวที่สุดเป็นหลัก เช่น

 

ที่  จญน. ๕๒/๒๕๔๑    สำนักงานเจ้าคณะใหญ่หนเหนือ
  วัดปากนํ้า
  เขตภาษีเจริญ  กทม.  ๑๐๑๖๐


หรือ เช่น

ที่  พศ  ๐๐๐๖/๒๒๘๘๘    สำนักงานเจ้าพระพุทธศาสนาแห่งชาติ
  อำเภอพุทธมณฑล
  จังหวัดนครปฐม  ๗๓๑๗๐

 

            บรรทัดที่ ๕ (แต่ถ้าสถานที่ออกจดหมายมี ๒ บรรทัด ข้อความนี้ ก็จะเป็นบรรทัดที่ ๔) จะเป็นวันที่อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ (ถ้าพิมพ์ จะอยู่ตรงหางครุฑ หรือ ครึ่งตราธรรมจักร) ถ้าวัดจากรอยเส้นกั้นหน้าก็จะตรงกับ ๗.๕ ซ.ม. พอดี ให้ใช้ปากกาไม่มีหมึกขีดเป็นรอยกึ่งกลางกระดาษ (ให้เขียนเฉพาะตัวเลข ห้ามเขียน คำว่า วันที่ เช่น วันที่ ๒๐ ลงไปโดยเด็ดขาด แล้ววรรคประมาณ ๒-๓ ตัวอักษร แล้วเขียนเดือน (ไม่ต้องเขียนคำว่า เดือน ให้เขียนเฉพาะชื่อของเดือน)) และวรรคประมาณ ๒-๓ ตัวอักษร จึงเขียนเลข พ.ศ. (ไม่ต้องเขียนคำว่า พ.ศ.) เช่น

 

                                                                        ๑๔  กุมภาพันธ์  ๒๕๕๓

 

หมายเหตุ ถ้าเป็นเครื่องพิมพ์ดีด ให้ปัด ๑ บิด ๑ ถ้าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ให้กด Enter แต่ข้อมูลในเครื่องต้องเป็น 6 pt ถ้าเป็น 0 pt ต้องเปลี่ยน 0 pt เป็น 6 pt

 

            บรรทัดที่ ๖ เรื่อง  .......................................(ให้วรรค ๒ ตัวอักษรหรือ ๒ เคาะ)

      …....................................(ถ้าไม่หมดบรรทัด ให้ขึ้นบรรทัดใหม่ได้ แต่ต้องให้ตรงกับชื่อเรื่อง)

            บรรทัดที่ ๗ เรียน  ......................................(ให้วรรค ๒ ตัวอักษรหรือ ๒ เคาะ)

 

            หมายเหตุ. คำว่า เรียน นี้ เรียกว่าขึ้นต้นจดหมาย ให้เปลี่ยนไปตามบุคคล เช่น นมัสการ เจริญพร กราบเรียน กราบทูล เป็นต้น (แล้วแต่ปัญหาจะออกมาให้เขียน)

 

            บรรทัดที่ ๘ อ้างถึง  .......................................(ถ้ามี ให้วรรค ๒ ตัวอักษรหรือ ๒ เคาะ)

            บรรทัดที่ ๙ สิ่งที่ส่งมาด้วย  ............................(ถ้ามี ให้วรรค ๒ ตัวอักษรหรือ ๒ เคาะ) แต่ถ้าบรรทัดที่ ๙ สิ่งที่ส่งมาด้วยมีหลายอย่าง ให้แยกเป็นข้อ ๑.  ข้อ ๒.  จะได้รูป ดังนี้

บรรทัดที่ ๙ สิ่งที่ส่งมาด้วย ๑.  ..............................................................
  ๒.  ..............................................................
    ..............................................................

 

หมายเหตุ.  ถ้าในแต่ละข้อ ข้อความไม่หมด ก็ขึ้นบรรทัดใหม่ได้ แต่อย่าให้ลํ้าข้อความของข้อนั้นๆ ให้ดูเส้นที่ขีดไว้เป็นหลัก และตั้งแต่ เรื่อง จนถึง อ้างถึง ก็เหมือนกัน คือ ถ้าข้อความไม่หมดก็ให้ขึ้นบรรทัดใหม่ได้ แต่อย่าให้ลํ้าข้อความของข้อนั้นๆ ให้ดูเส้นที่ขีดไว้เป็นหลัก

            บรรทัดที่ ๑๐ ข้อความ  ให้ห่างจากรอยเส้นกั้นหน้า ๑ นิ้ว (ซึ่งเท่ากับ ๑๐ เคาะ หรือ ๒ Tab) ถือว่าเป็นย่อหน้าแรก (โดยไม่จำเป็นต้องตรงกับวรรคของเรื่อง เรียน อ้างถึง หรือ สิ่งที่ส่งมาด้วย) ซึ่งโดยมากถ้าเป็นจดหมายมักจะมีย่อหน้าเดียว และถ้าขึ้นบรรทัดใหม่ แล้วย่อหน้าไปจนถึง ฉะนั้น หรือ จึง ซึ่งจะเป็นย่อหน้าสุดท้าย จะต้องเขียนให้ตรงกับย่อหน้าแรกนี้ทั้งหมด ดังนั้น ให้นักเรียนใช้ปากกาที่ไม่มีหมึกขีดเป็นรอยเส้นย่อหน้าไว้ได้เลย เพราะทุกครั้งที่ขึ้นบรรทัดใหม่แล้วย่อหน้า จะต้องเขียนให้ตรงกันหมด

 

ข้อควรจำ         จะต้องขึ้นย่อหน้าใหม่ทุกครั้ง ถ้าภายในข้อความที่ออกมาให้เขียนนั้น มี

๑. ครั้งที่ เช่น ครั้งที่ ๑ ครั้งที่ ๒ ฯลฯ

๒. ลำดับที่ เช่น ๑ ๒ ๓ ๔ ๕ ฯลฯ

๓. คำว่า อนึ่ง

๔. ในการนี้ หรือ ในการ

 

ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมาย จะมีคำว่า ฉะนั้น หรือ จึง และถ้า

            ๑.๑      มีคำว่า ฉะนั้น (ฉะนั้น ต้องมีสระ อะ ไม่ใช่ ฉนั้น) ต้องเขียน ดังนี้

                        ฉะนั้น จึง.....................(ระหว่าง ฉะนั้น กับ จึง ให้วรรค ๑ ตัวอักษร)

            ๑.๒     ถ้ามีคำว่า จึง ให้เขียนข้อความต่อไปได้เลย เช่น จึงนมัสการมา.....

หมายเหตุ.        เฉลยสนามหลวง วิชาบุรพภาค พ.ศ. ๒๕๔๕ หน้า ๑๒๕ ดูเหมือนว่าจะพิมพ์ (เฉลย) ผิด เพราะไม่ย่อหน้าตรง นมัสการ แต่ย่อหน้าตรง กรมการศาสนา ดังนี้

.......................................................................................................................................................

รายละเอียดปรากฏตามเอกสารที่แนบมาพร้อมนี้ จึงนมัสการมาเพื่อโปรดทราบและพิจารณาดำเนินการ

            กรมการศาสนาหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความร่วมมือจากพระคุณท่านด้วยดี ขอกราบขอบพระคุณมา ณ โอกาสนี้

 

           

เมื่อจบข้อความในย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายแล้ว ก็จะมีสิ่งต่อไปนี้

 

๑.คำลงท้ายจดหมาย เขียนให้ตรงกับเลขวันที่ เท่าที่สังเกต จะมีดังนี้
๑. ถ้าขึ้นต้นด้วย เรียน จะลงท้ายด้วยคำว่า เรียนมาด้วยความนับถือ
๒. ถ้าขึ้นต้นด้วย กราบเรียน จะลงท้ายด้วยคำว่า กราบเรียนมาด้วยความนับถือ
๓. ถ้าขึ้นต้นด้วย นมัสการ จะลงท้ายด้วยคำว่า ขอนมัสการด้วยความเคารพ
  (ใช้กับพระภิกษุ สามเณรทั่วไป และพระครู)

 

หรือลงท้ายด้วยคำว่า ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง
(ใช้กับพระราชาคณะ ชั้นสามัญ จนถึงพระราชาคณะชั้นธรรม)

 

หรือลงท้ายด้วยคำว่า ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างยิ่ง
(ใช้กับพระราชาคณะ ชั้นรองสมเด็จและสมเด็จพระราชาคณะ)

 

๔. ถ้าขึ้นต้นด้วย กราบทูล จะลงท้ายด้วยคำว่า  ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด
    (ใช้กับสมเด็จพระสังฆราช)

 

         

๒. ลายเซ็น...

          ลายเซ็น ในการเขียนนั้น ให้เขียนตัวธรรมดา อย่าไปเซ็น เพราะปัญหาออกมา ก็จะพิมพ์ตัวธรรมดา (หรือจะพิมพ์เป็นรายเซ็นมาก็ตาม) และถึงแม้ว่าบางปี เวลาเฉลย สนามหลวง จะเฉลยเป็นลายเซ็น ก็ตาม เช่น ปี พ.ศ. ๒๕๔๓ (หน้า ๑๑๓ หนังสือเฉลยสนามหลวง) แต่โดยมากแล้ว เวลาเฉลย สนามหลวงก็จะเฉลยเป็นตัวพิมพ์ธรรมดา เช่น ปี พ.ศ. ๒๕๔๒ (หน้า ๑๑๐ หนังสือเฉลยสนามหลวง) และให้เขียนลักษณะหาบคำลงท้ายจดหมายไว้  มีข้อสังเกต ดังนี้

      ๒.๑ ถ้าเป็นพระ จะเซ็นแสดงภาวะที่แน่นอน (หรือมีคำนำหน้านามนั่นเอง) เช่น

พระมหาบุญสืบ นิรุตฺติเมธี   ห้ามเซ็นว่า บุญสืบ นิรุตฺติเมธี
  ต้องเซ็นว่า พระมหาบุญสืบ นิรุตฺติเมธี
พระครูวิสุทธิภาวนาคุณ   ห้ามเซ็นว่า วิสุทธิภาวนาคุณ
  ต้องเซ็นว่า พระครูวิสุทธิภาวนาคุณ
พระราชพุฒิเมธี ห้ามเซ็นว่า ราชพุฒิเมธี
  ต้องเซ็นว่า พระราชพุฒิเมธี


และนิยมเซ็นให้พออ่านได้ (แต่ฆราวาสจะเซ็นโดยที่อ่านได้ยากหรืออ่านไม่ได้เลย)

๒.๒ ถ้าเป็นฆราวาส จะเซ็นโดยไม่มีคำนำหน้านาม ไม่ว่าาบุรุษหรือสตรี เช่น

นางจุฬารัตน์ บุณยากร ห้ามเซ็นว่า นางจุฬารัตน์ บุณยากร
  ต้องเซ็นว่า จุฬารัตน์ บุณยากร


หมายเหตุ
ถ้าปัญหาออกมาตรงลายเซ็นมีคำนำหน้านาม เช่น นาย เวลาเขียนต้องตัดออก ให้ดูปัญหาและเฉลย พ.ศ. ๒๕๓๓ หน้า ๕๐ – ๕๑ เป็นตัวอย่าง

 

๓. ชื่อเต็ม...

          ชื่อเต็มจะอยู่ในวงเล็บ ให้เขียนหาบคำลงท้ายจดหมายไว้ หรือหาบตัวอักษรที่อยู่กึ่งกลางของคำลงท้ายจดหมาย ถ้าเป็นพิมพ์ดีดหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ จะต้องวางศูนย์ หรือ หาศูนย์กลาง หมายความว่า ให้นับคำลงท้ายจดหมายว่ามีกี่อักษร แล้วหาตัวอักษรที่อยู่กึ่งกลาง เช่น

๓.๑ เรียนมาด้วยความนับถือ ทั้งหมดมี ๑๗ อักษร ตัวอักษรที่อยู่กึ่งกลาง คือ ย (ตัวที่ ๙) ในลักษณะเช่นนี้ จะมีซ้าย ๘ ขวา ๘ ตัว ย อยู่กึ่งกลางพอดี

๓.๒ ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง ทั้งหมดมี ๒๖ ตัวอักษร ตัวอักษรที่อยู่กึ่งกลาง คือ ว ตรงความ (ตัวที่ ๑๓)

          เมื่อได้ตัวอักษรที่อยู่กึ่งกลางแล้ว ก็ให้นับชื่อเต็มในวงเล็บโดยให้นับวงเล็บเปิดและวงเล็บปิดด้วย และระหว่างชื่อไปหานามสกุล ให้วรรค ๓ ตัวอักษร ดังนั้น จึงนับเป็น ๓ อักษร (ปล. หาบ ก. เอาของห้อยปลายคาน ๒ ข้าง แล้วแบกกลางคานพาไป (พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๔๒) ในที่นี้หมายถึง คำลงท้ายจดหมาย เปรียบเหมือนไม้คาน ลายเซ็นเปรียบเหมือนคานหาบ ซึ่งการหาบของ ถ้าของนํ้าหนักเท่ากัน คนหาบจะต้องอยู่ตรงกลางไม้คาน ฉันใด การเขียนลายเซ็น ก็ฉันนั้น) เช่น (นางจุฬารัตน์ บุณยากร) เฉพาะชื่อกับนามสกุล มีอักษร ๑๕ ตัว เมื่อรวมกับวงเล็บเปิด – ปิด = ๒ ตัว และ ช่วงวรรคอีก ๓ ตัวอักษร จึงรวมเป็นตัวอักษร ๒๐ ตัว จะได้รูป ดังนี้

ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง

จุฬารัตน์ บุณยากร

(นางจุฬารัตน์ บุณยากร)

      หมายเหตุ.       

๑. ถ้าเป็นพิมพ์ดีดหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ก็ให้กดถอยหลังไปตามจำนวนที่ได้แบ่งครึ่งไว้ เช่น ๑๔ ก็ต้องกดถอยหลังไป ๗ เป็นต้น

๒. การเขียนลายเซ็น ก็ใช้วิธีการเดียวกับการเขียนชื่อเต็ม

 

๔. ตำแหน่ง ให้เขียนหาบคำลงท้ายจดหมายไว้ ดังนี้

๔.๑ ถ้าเป็นตำแหน่งสูงสุดในหน่วยงานหรือองค์กรนั้น ก็จะมีบรรทัดเดียว เช่น

 

ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง

จุฬารัตน์ บุณยากร

(นางจุฬารัตน์ บุณยากร)

ผู้อำนวยการสำนักงานพระพุทธศาสนาแห่งชาติ

 

หรือ เช่น

 

เรียนมาด้วยความนับถือ

สมเด็จพระมหารัชมังคลาจารย์

 (สมเด็จพระมหารัชมังคลาจารย์)

แม่กองบาลีสนามหลวง

หมายเหตุ. รูปแบบนี้ ยุคนี้ต้องหัดเขียนบ่อยๆ

 

      ๔.๒ ถ้าไม่ใช่ตำแหน่งสูงสุดในหน่วยงานหรือองค์กร นั้น ก็จะมี ๒ บรรทัด เช่น

ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง

บุญศรี พานะจิตต์

(นางบุญศรี พานะจิตต์)

รองผุู้อำนวยการ ปฏิบัติราชการแทน

ผู้อำนวยการสำนักงานพระพุทธศาสนาแห่งชาติ       

 

หรือเช่น

 

ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง

อำนาจ บัวศิริ

(นายอำนาจ บัวศิริ)

ผู้อำนวยการสำนักงานเลขาธิการมหาเถรสมาคม ปฏิบัติราชการแทน

ผู้อำนวยการสำนักงานพระพุทธศาสนาแห่งชาติ

 

๕. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้เขียนไว้ด้านซ้ายสุด ประกอบด้วย

 

          บรรทัดที่ ๑ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ถ้าสถานที่ออกหนังสือด้านบนมุมขวามือ (บรรทัดที่ ๑ หรือ ที่ ๒) เป็นหน่วยงานใหญ่ ตรงนี้จะเป็นหน่วยงานที่รองลงมา เช่น ด้านบนเป็นกรม ตรงนี้จะกอง หรืออาจจะเป็นชื่อเดียวกันกับสถานที่ออกหนังสือด้านบน ก็ได้

หมายเหตุ. ตั้งแต่วันที่ ๑๔ ตุลาคม ๒๕๔๔ เป็นต้นไป งานของพระพุทธศาสนาส่วนใหญ่ ได้แยกออกจากกรมการศาสนา ตั้งเป็นสำนักที่มีชื่อว่า สำนักงานพระพุทธศาสนาแห่งชาติ เป็นหน่วยงานระดับกรม ขึ้นตรงต่อนายกรัฐมนตรี มีผู้อำนวยการ (เป็นตำแหน่งเท่าอธิบดี) เป็นผู้บังคับบัญชาสูงสุด เรียกว่า ผู้อำนวยการสำนักงานพระพุทธศาสนาแห่งชาติ

          บรรทัดที่ ๒ โทรศัพท์ ให้เขียนว่า โทร. แล้วตามด้วยเบอร์โทรศัพท์ ปัจจุบันนิยมเขียนเป็นเลข ๓ กลุ่ม ถึงแม้จะจำยากก็ตาม แต่ต้องเขียน ดังนี้ กลุ่มที่ ๑ มีเลขตัวเดียว คือ ๐ กลุ่มที่ ๒ มีเลข ๔ ตัว และกลุ่มที่ ๓ มีเลข ๔ ตัว ในระหว่างกลุ่มต่อกลุ่ม ให้วรรค ๑ ตัวอักษร (หรือเคาะ ๑ ครั้ง) ไม่ต้องขีด (-) เช่น

เบอร์ในกรุงเทพมหานคร โทร. ๐ ๒๔๔๑ ๔๕๔๕
เบอร์ต่างจังหวัด  โทร. ๐ ๕๓๗๑ ๑๗๓๕

 

         บรรทัดที่ ๓ โทรสาร หรือที่เรียกกันว่า Fax (แฟ็กซ์) ให้เขียนเต็มว่า โทรสาร (ไม่มีจุด คือ ห้ามเขียนว่า โทรสาร.) แล้วตามด้วยเบอร์โทรสาร (เขียนเหมือนโทรศัพท์) เช่น โทรสาร ๐ ๒๔๔๑ ๔๕๔๘

 

หมายเหตุ.

๑. โทรศัพท์ กับ โทรสาร นี้ ถ้าหน้ากระดาษไม่พอ จะเขียนไว้บรรทัดเดียวกันได้ เช่น โทร ๐ ๒๔๔๑ ๔๕๔๕ โทรสาร ๐ ๒๔๔๑ ๔๕๔๘

๒. ก่อนนี้ ในระหว่างกลุ่มต่อกลุ่ม จะขีด (-) เช่น เฉลยสนามหลวง พ.ศ. ๒๕๔๕ เฉลย ดังนี้ โทร. ๐-๒๖๒๘-๕๒๑๖ โทรสาร. ๐-๒๒๘๑-๖๖๓๐ และ พ.ศ. ๒๕๕๓ สนามหลวงเฉลย ดังนี้

สำนักงาน

โทร. ๐-๒๘๖๙-๐๔๘๕, ๐-๒๘๖๙-๐๔๘๗

โทรสาร ๐-๒๘๖๙-๐๔๘๓

แต่ที่ถูก ไม่ต้องขีด ตามหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ นร ๑๓๐๕/ว ๖๐๖ช ลงวันที่ ๑๘ กรกฎาคม ๒๕๔๔ 

๓. ตัวเลขนั้น ให้เขียนหรือพิมพ์เป็นเลขไทย ถึงแม้ปัญหาจะออกเป็นเลขฝรั่ง ก็ให้เขียนเป็นเลขไทย 

 

          บรรทัดที่ ๓ E-mail (อี-เมล หรือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ถ้ามี) เช่น

E-mail : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

 

ตัวอย่าง คำลงท้ายจดหมาย ลายเซ็น ชื่อเต็ม ตำแหน่ง และส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างยิ่ง

จุฬารัตน์ บุณยากร

(นางจุฬารัตน์ บุณยากร)

ผู้อำนวยการสำนักงานพระพุทธศาสนาแห่งชาติ

สำนักเลขาธิการมหาเถรสมาคม

โทร. ๐ ๒๔๔๑ ๔๕๔๕

โทรสาร ๐ ๒๔๔๑ ๔๕๔๘

E-mail : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

 

 

 

 

อ้างอิง

บุญสืบ อินสาร ป.ธ.๙, พ.ม., ศษ.บ..  เทคนิคการเขียนวิชาบุรพภาค ประโยค ป.ธ.๓.  พิมพ์ครั้งที่ ๔. นนทบุรี : หจก.โรงพิมพ์และทำปกเจริญผล,  ๒๕๕๔.

  • Author: supanat
  • Hits: 3120

Leave a comment

You are commenting as guest.

© Copyright pariyat.com 2019. by กองทะเบียนและสารสนเทศ

Search